Marja Horstman

Een nieuwe arbeidsmarktcampagne, de invoering van de Wet open overheid en een voortschrijdende digitalisering, dat kenmerkte de Raad van State in 2022. Maar het mooiste was toch dat de Raad weer openging, na twee coronajaren. "Er is weer meer elan en meer levendigheid", constateert secretaris Marja Horstman.

Het is weer druk op de Raad. Het gonst op de gangen, vanuit de werkkamers klinkt weer gebel en getik op laptops, de zittingszalen stromen voller en in het bedrijfsrestaurant wordt volop gekletst en gelachen. Corona ligt achter ons. De dagelijkse levendigheid, altijd al zo kenmerkend voor de Raad van State, is weer helemaal terug. Secretaris Marja Horstman wordt er zichtbaar blij van.

Toch is dit niet helemaal de drukte die zij zou wensen. Het zou nog drukker mogen zijn, want er liggen tal van vacatures die nog moeten worden opgevuld. Ook de Raad voelt de arbeidsmarktproblematiek, zegt zij. "Wij merken dat er jonge mensen zijn die na een paar jaar overstappen. Dat is voor hen niet zo moeilijk, want ze zijn goed in hun werk. Die plekken moeten we weer invullen. Bij de afdelingen ICT, P&O, financiën, communicatie, overal hebben we extra handen nodig en moeten we meer moeite doen om die te vinden. Bij de directie Bestuursrechtspraak kunnen we veel meer juristen gebruiken. We krijgen meer zaken binnen en de doorlooptijden moeten korter."

Na corona zijn de in-housedagen voor studenten weer opgepakt. Wil iemand stage lopen, al is het voor enkele weken? "Dat kan," zegt Horstman, "en hoewel de collega’s het druk hebben, is er altijd ruimte om stagiairs te begeleiden." De Raad is verder gaan werken met ander beeldmateriaal voor de nieuwe arbeidsmarktcampagne, met jonge collega’s op posters. In de campagne wordt benadrukt dat werken bij de Raad gaat over belangrijke maatschappelijke onderwerpen: ruimtelijke ordening, energie, stikstof, onderwijs. Hier ga je de breedte in, is de boodschap. Jonge collega’s van het banenmarktteam gaan bedrijvendagen van universiteiten af en vertellen met groot enthousiasme en passie over hun werk. Netwerken via LinkedIn worden ingezet, ook de alumni.

"We nemen altijd goed afscheid van mensen, dat zijn later onze ambassadeurs. In 2022 zijn we dat gestructureerder gaan aanpakken. Onze alumni hebben op LinkedIn een aparte groep. We vragen hen: zit jij toevallig in een netwerk waar we een vacature kunnen delen? We kunnen hen ook vragen om te vertellen hoe leuk het hier is. Bovendien: wie bij ons vertrekt, kan natuurlijk ook weer terugkeren en dan nieuwverworven kennis en ervaringen meenemen."

Nu niet alle stoelen bezet zijn, betekent dat er hard moet worden gewerkt. “En soms overgewerkt. Als dat gebeurt doen onze mensen dat uit betrokkenheid.” Om de werkdruk goed te managen, wordt ook gekeken hoe processen slimmer kunnen worden ingericht. Ook wordt er in 2023 een werkbelevingsonderzoek gehouden. Horstman: "En we zijn doorlopend in gesprek met medewerkers. We stellen prioriteiten: wat moet, wat kan en wat kan niet? Zo proberen we het voor onze mensen behapbaar te houden."

Maar het is niet alleen mensen binnenhalen, de aandacht gaat ook uit naar mensen binnenhouden. Om die reden is de afgelopen jaren het opleidings- en loopbaanbeleid verder geprofessionaliseerd. "We zijn een kennisintensieve organisatie. We organiseren veel bijeenkomsten met en lezingen door externe partijen. We besteden meer aandacht aan het trainen van vaardigheden, en het hybride werken krijgt steeds meer vorm."

Een ander speerpunt van de Raad is digitalisering. Ooit was wellicht de gedachte dat je door digitalisering met minder mensen het werk af kon krijgen, maar Horstman heeft nooit geloofd in dat 'sprookje': digitaal werken leidt niet altijd direct tot efficiencywinst. Het vraagt aan 'de voorkant' veel inzet, er moet heel intensief naar de werkprocessen worden gekeken. "Dan ontstaan nieuwe mogelijkheden. De Afdeling advisering is nu gedigitaliseerd. In ons nieuwe zaaksysteem Raadsaam zijn alle adviezen en onderliggende stukken te raadplegen. Bij de Afdeling bestuursrechtspraak gaan we in de zomer deels ‘live’. Daar is dat proces ingewikkelder: we hebben te maken met interactie met procespartijen, wat veel documenten oplevert. En het gaat om drie kamers: de Algemene, de Omgevings- en de Vreemdelingenkamer. We willen toe naar één systeem voor beide Afdelingen en alle directies, waarin iedereen kan werken. Dat doen we stapsgewijs, als dakpannen. Van iedere dakpan leren we weer, zoals de koppeling met de buitenwereld of hoe de directies input moeten geven aan de ICT’ers, en hoe ICT’ers de directies moeten adviseren."

Een mooie digitaliseringsslag van 2022 is veilig mailen. Horstman: "De fax is er nog niet uit want nog niet iedere externe partij voldoet aan de technische eisen om veilig te kunnen mailen. Je kunt in dat geval trouwens wel gebruikmaken van een webformulier op onze site. Met veilig mailen kun je beveiligd vertrouwelijke en privacygevoelige informatie delen, wat belangrijk is in rechtszaken. Veilig mailen gaat ook over identificatie en autorisatie, zodat je zeker weet dat de afzender de echte afzender is. En het is een opstap naar verder papiervrij werken."

Een van de grote projecten die in 2022 hun beslag kregen was de inwerkingtreding van de Wet open overheid (Woo) en de gevolgen daarvan voor de Raad van State. De Raad viel niet onder de Wet openbaarheid van bestuur, maar nu deels wel onder de opvolger ervan, de Woo. Burgers kunnen vragen om openbaarmaking van bepaalde documenten en daar moet dan gehoor aan worden gegeven. Daarvoor richtte de Raad een speciaal 'Woo-punt in.

Spannend was die zondag 1 mei 2022 (de dag dat de wet van kracht werd) wel, herinnert Horstman zich. "De procedure was op orde en de mensen waren er klaar voor, maar wat gaat er gebeuren? Worden we die dag overstroomd met verzoeken?" Het viel mee. In de acht maanden van 2022 dat de Raad onder de Woo viel, zijn er een kleine dertig verzoeken van burgers binnengekomen, mooi verspreid over de periode. "De verzoeken gingen hoofdzakelijk over onze adviezen en die hebben we allemaal tijdig kunnen afdoen." De Afdeling bestuursrechtspraak valt niet onder de Wet open overheid, de Afdeling advisering wel. Alle adviezen worden door de Raad van State al actief openbaar gemaakt, dus zonder dat burgers daar om hoeven vragen. In 2022 is er een verzoek gehonoreerd om oudere adviezen met terugwerkende kracht op de website te publiceren. "Dat waren er in één klap 125, adviezen die nog bij departementen of Tweede Kamerleden lagen in afwachting van openbaarmaking."

Het uitvoeren van de Woo is niet alleen een technische exercitie, het proces houdt je – zo zegt Horstman – ook een spiegel voor. "Je leert over je eigen informatiehuishouding en werkwijzen. Niet altijd is informatie geconcentreerd bij enkele mensen of afdelingen, je moet dat bij elkaar zien te krijgen. Er kunnen ook verzoeken binnenkomen om bepaalde aspecten van onze bedrijfsvoering openbaar te maken. De vraag is nu: die dertig verzoeken in 2022, zijn die representatief voor wat we per jaar kunnen verwachten? Wat hebben formatief nodig om dat goed te organiseren?"

Die vragen worden ondergebracht bij het Woo-punt. Daarvoor is een coördinator van buiten aangetrokken. "Woo-expertise is ook best schaars, alle overheden zitten met dezelfde opdracht om de wet uit te voeren."

Twee jaar werkt Marja Horstman nu bij de Raad. Toen ze begon, zat de boel nog op slot – corona. Kennismaken met de mensen deed ze via talloze digitale gesprekken. Nu is ze blij dat de Raad, en de hele samenleving, weer open is. "Het afgelopen jaar zag ik pas echt hoe de Raad vóór corona werkte. Er zijn weer veel fysieke ontmoetingen met collega’s en de buitenwereld, veel meer evenementen, kennisbijeenkomsten, lezingen, symposia, werklunches, personeelsborrels, vergaderingen waarbij je kunt napraten. Het kostte energie om alles weer in te regelen, het institutionele geheugen en de processen moesten weer bij de tijd worden gebracht. Nu zie ik weer elan in het gebouw, meer vrolijkheid, meer leven. Maar het mag wat mij betreft nog meer!"