Marja Horstman

In haar eerste jaar kreeg secretaris Marja Horstman al te maken met grote dossiers: het bij de tijd brengen van het personeelsbeleid, een nieuw zaaksysteem, het opzetten van een afdeling informatievoorziening, en de start van hybride werken.

Als Marja Horstman op 11 maart 2021 Rob Visser opvolgt als secretaris, moet ze haar geplande manier van werken al direct omgooien. Ze gaat leiding geven aan een ambtelijke organisatie met 550 medewerkers, en dan is het wel zo prettig om veel handen te schudden. Maar ja, corona. Ze treedt binnen met het motto ‘verbinding’ – tussen haar als nieuwkomer met de medewerkers en tussen de medewerkers onderling. De klassieke manier om te verbinden lukt niet, thuiswerken is het devies, schermcontacten zijn de enige optie.

Nu blikt ze terug op 2021, en zegt: verbinding blijft essentieel, onder welke omstandigheden ook. Nu fysieke ontmoetingen nagenoeg onmogelijk waren, moest het maar op een andere manier. Thuis, aan de keukentafel of in een van de kamers van de kinderen die het huis uit zijn, achter een beeldscherm. Digitaal thuiswerken kende zij nauwelijks, in haar vorige baan – plaatsvervangend directeur-generaal bij de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst – kon dat niet. “Ik zag er tegenop”, zegt Horstman. “Ik moest alles opnieuw organiseren, papierloos werken, overleg via Teams. In enkele weken tijd heb ik meer dan honderd gesprekken met nieuwe collega’s gevoerd, voor 90 procent ging dat digitaal. Het is me meegevallen.”

Als in het najaar van 2021 het land nagenoeg weer opengaat, ziet Horstman veel collega’s live. “Dan pas begin je een organisatie echt te voelen. Dat vond ik ook de leukste tijd. In kleine interacties kunnen grote boodschappen verpakt zitten. Dat mis je toch via Teams.” Er werden in groepen welcome back-bijeenkomsten georganiseerd maar als die bijna zijn afgerond, komt er weer een lockdown en gaat bijna weer iedereen thuiswerken.

Ook al zijn de eerste kennismakingen noodgedwongen wat afstandelijk, toch leert Horstman de Raad van State goed kennen. Wat haar opvalt: de kwaliteit van werken. Juridisch sterk, krachtige ambtelijke ondersteuning, hoge ambitie, enorme collegialiteit. “Alles moet hier kloppen en het klopt ook. Ik kwam hier binnen toen Ongekend onrecht, het rapport van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag net enkele maanden oud was. Dat deed veel met de mensen hier. Het was het gesprek van de dag. De maatschappelijke betrokkenheid was groot, evenals de bereidheid om naar het eigen functioneren te kijken en om de aanbevelingen op te pakken.”

Maar er moest méér worden opgepakt. De Raad stáát, maar er staan ook onderdelen in de steigers, Personeel & Organisatie en Informatievoorziening. Er is een basis gelegd waarop De Raad verder kan bouwen. De afdeling Personeel & Organisatie heeft een nieuw hoofd en een ruimere taak. Er komt een gemoderniseerd werving- en selectiebeleid, een vers loopbaanbeleid, opleidingsbeleid, een arbeidsmarktcampagne en aandacht voor leiderschapsontwikkeling. “Er was al veel, het moest alleen bij de tijd worden gebracht, met extra mensen.”

Dat geldt ook voor de informatievoorziening en ICT: het zijn eigenstandige afdelingen geworden. “Digitalisering van de organisatie is echt een uitdaging, zeker nu informatiebeveiliging hoge eisen stelt. Daarmee zijn we in 2021 heel ver gekomen. Ook hier hebben we meer mensen aangenomen.”

Want werken met eigen mensen heeft de voorkeur boven het inhuren van externe krachten. Maar ook de Raad merkt: de markt is krap, of het nu gaat om ICT’ers of juristen. “Dat is extra lastig nu we bezig zijn met een nieuw zaaksysteem voor de hele organisatie, Raadsaam genaamd, voor de Afdeling advisering en de Afdeling bestuursrechtspraak. Daar moeten alle producten van ons in: adviezen, voorlichtingen, ongevraagde adviezen, uitspraken, onderliggende notities. Mensen met kennis van ICT én juristen zijn hier bij elkaar gekomen om juridische inhoud en techniek samen te brengen.” Raadsaam wordt stapsgewijs ingevoerd.

Om meer eigen mensen aan te trekken start de Raad met een nieuwe arbeidsmarktcampagne. “Overal is een tekort aan juristen, wij kunnen wel vijftig bestuursrechtjuristen plaatsen, vers van de universiteit of zij-instromers. We gaan intensief werven via digitale campagnes en banenmarkten. Het is echt leuk om hier te werken. Wie hier zit doet een schat aan ervaring op. Hier komen alle zaken voorbij die maatschappelijk belangrijk zijn. Thuiswerken is bij ons geïnstitutionaliseerd, er zijn doorgroeimogelijkheden. We zoeken niet alleen mensen omdat we uitbreiden maar deels ook ter vervanging voor mensen die ons verlaten, omdat ze elders gaan werken of met pensioen gaan.” Er zijn niet alleen nieuwe mensen nodig bij bestuursrechtspraak maar ook bij de directie Advisering, de afdeling Informatievoorziening en ICT. “We moeten daarbij wel kijken naar het absorptievermogen van de organisatie: hoeveel mensen kunnen we vrijmaken om anderen op te leiden.”

Thuiswerken mag dan wel tot het nieuwe normaal (gaan) behoren, de mate waarin staat nog niet vast. Er moet een nieuwe balans worden gevonden, voor de Raad en voor individuele medewerkers. “Onze mensen zijn bijzonder wendbaar”, heeft Horstman ervaren. “Nu het officiële thuiswerkadvies inmiddels is losgelaten, nemen we een half jaar de tijd om te onderzoeken wat voor ons de beste mix is. Wat zijn de belangrijke fysieke momenten, zoals werkoverleggen en brainstormsessies, waarbij medewerkers echt op kantoor moeten zijn? Hoe zorgen we ervoor dat het cement in de organisatie aanwezig blijft, zonder de verworvenheden van thuiswerken los te laten? Want die zijn er zeker: medewerkers zeggen dat ze minstens zo productief zijn en ze hebben geen reistijden. Sommige werkzaamheden kunnen nu eenmaal niet thuis worden uitgevoerd, bij andere gaat dat makkelijker. Zo zoeken we een nieuwe balans.”

De medewerkers zelf willen ook een bepaalde vorm van hybride werken, bleek uit een in 2021 gehouden interne enquête. “Het is nog niet duidelijk welke uitgangspunten we definitief gaan hanteren – twee dagen thuis, drie dagen thuis, fiftyfifty. Er zijn de afgelopen maanden ook persoonlijke werkpatronen ontstaan en iedereen moet nu nieuwe ontwikkelen.” Wat er uiteindelijk uitkomt, ook dat is niet in beton gegoten en kan worden aangepast als de omstandigheden daar om vragen. “Elke keer kijken we wat goed werkt voor de Raad en voor de medewerkers. We moeten goed monitoren hoe de medewerkers thuis een rem op het werk zetten. Zorgen ze goed voor zichzelf? En nu privé en werk door elkaar lopen, moeten we nog beter de toch al hoge werkdruk in de gaten houden.”

Het jaar 2022 zal niet zomaar een voortzetting zijn van 2021 wat (thuis)werken betreft. Naast werkafspraken geldt ook het gevoel: hoe prettig vinden mensen het als de ‘anderhalve meter’ wordt losgelaten, zegt Horstman. “Wie zegt: ik wil op kantoor werken, die is welkom. Maar verplicht vijf dagen hier terwijl ze thuis kunnen werken, dat weer niet. Wat heeft de organisatie nodig, qua processen en qua samenhang, en wat is de wens van de collega’s en leidinggevenden? De vraag is welke mate van regulering we daarop moeten loslaten. We zijn wendbaar gebleken en dat moet zeker zo blijven.”

Dat kost veel overleg en is een uitdaging. Maar dat hoort bij mijn werk, zegt Marja Horstman, en dat maakt het juist aantrekkelijk en bijzonder. Over bijzonder gesproken: in december 2021 werd prinses Amalia binnengeleid in de Raad van State. “Dat maakt de Raad van State één keer in de dertig jaar mee, en mij overkwam dit al in mijn eerste jaar. Ik was al trots op de Raad, de goede voorbereidingen en uitvoering hebben mij nog trotser gemaakt. Het was niet gemakkelijk door de coronamaatregelen, die ook nog eens vaak veranderden. We hadden allerlei scenario’s bedacht: een volle zaal of een halfvolle, wel of geen aanvullende activiteiten, wel of geen borrel. Vlak van tevoren wisten we welk scenario het zou worden. We hadden ook al lang geen evenementen meer georganiseerd, en dan komt de binnengeleiding meteen als een hele grote.”