Ontwerpbesluit tot wijziging van het Besluit elektronisch proces-verbaal in verband met wijziging van de eisen aan omzetten langs elektronische weg, met nota van toelichting.
- Kenmerk
- W03.14.0180/II
- Datum advies
- 17 juli 2014
- Vindplaats
- Staatscourant 2014, nr. 25938
- Justitie en Veiligheid
- Algemene maatregel van bestuur
Toon inhoud
Ontwerpbesluit tot wijziging van het Besluit elektronisch proces-verbaal in verband met wijziging van de eisen aan omzetten langs elektronische weg, met nota van toelichting.
Bij Kabinetsmissive van 5 juni 2014, no.2014001086, heeft Uwe Majesteit, op voordracht van de Minister van Veiligheid en Justitie, bij de Afdeling advisering van de Raad van State ter overweging aanhangig gemaakt het ontwerpbesluit tot wijziging van het Besluit elektronisch proces-verbaal in verband met wijziging van de eisen aan omzetten langs elektronische weg, met nota van toelichting.
Het ontwerpbesluit strekt er - kort gezegd - toe de bij en krachtens de Archiefwet gestelde eisen aan de vervanging van archiefbescheiden van toepassing te laten zijn op het scannen van processen-verbaal van de politie. (zie noot 1) Daarmee kan de huidige praktijk van een tweevoudig logistiek proces en van dubbele archivering van processen-verbaal (zowel digitaal als papier) worden beëindigd. Dit is mede wenselijk in verband met de digitaliseringsdoelstelling van het kabinet. (zie noot 2)
De Afdeling advisering van de Raad van State onderschrijft de strekking van het ontwerpbesluit, maar maakt daarbij een kanttekening met betrekking tot de financiële paragraaf.
1. Financiële paragraaf
In paragraaf 6 van de Nota van toelichting wordt gesteld dat de ervaringen die worden gedaan met proeftuinen van het programma ‘Digitaal Werken Strafrechtsketen’ (DWS) zullen moeten uitwijzen hoeveel besparingen deze werkwijze op de archiveringskosten kan opleveren en of zodoende een bijdrage kan worden geleverd aan de efficiencydoelstelling in de strafrechtketen. In de proeftuinen zullen de Nationale politie, het openbaar ministerie en de rechtspraak de met het besluit gefaciliteerde werkwijze gaan hanteren.
Mede gelet op het feit dat de beoogde besparing gekoppeld is aan de efficiencytaakstelling in de strafrechtketen acht de Afdeling het wenselijk om in de toelichting een onderbouwde raming op te nemen van de besparingen. Daartoe adviseert de Afdeling.
2. De Afdeling verwijst naar de bij dit advies behorende redactionele bijlage.
De Afdeling advisering van de Raad van State geeft U in overweging in dezen een besluit te nemen, nadat aan het vorenstaande aandacht zal zijn geschonken.
De vice-president van de Raad van State
Redactionele bijlage bij het advies van de Afdeling advisering van de Raad van State betreffende no.W03.14.0180/II
- In Artikel I, onderdeel A, “Onderdeel b vervalt” laten vervallen. (Conform de reactie naar aanleiding van de opmerkingen van de Raad voor de rechtspraak en de Nationale Politie, in de Nota van Toelichting, paragraaf 5, laatste tekstblok).
- In Artikel I, onderdeel C, na “artikel 6 van het Archiefbesluit” toevoegen: 1995.
Nader rapport (reactie op het advies) van 1 september 2014
1. Financiële paragraaf
De Afdeling acht het wenselijk om in de toelichting een onderbouwde raming op te nemen van de besparingen die worden gerealiseerd met de voorgestelde werkwijze. Het besluit maakt mogelijk, aanvullend op de bestaande regeling van het elektronisch afschrift, elektronische processen-verbaal te vervangen door middel van reproducties en de processen-verbaal waarvan een reproductie is gemaakt te vernietigen. Hiermee kan de huidige praktijk van een tweevoudig logistiek proces en een dubbele archivering (van papieren en digitale stukken) worden voorkomen, hetgeen vermijdbare kosten kan opleveren.
De ervaringen die worden opgedaan met de proeftuinen van het Programma Digitaal Werken Strafrechtsketen waarbij het OM, de Nationale Politie en de rechtspraak de met het besluit gefaciliteerde werkwijze hanteren, zullen moeten uitwijzen hoeveel besparingen deze werkwijze op de archiveringskosten kan opleveren en zodoende een bijdrage kan worden geleverd aan de efficiencytaakstelling in de strafrechtsketen. Op voorhand is derhalve niet nader te specificeren in welke mate politie, openbaar ministerie en rechtspraak elk invulling gaat geven aan die ruimere mogelijkheden en wat hiervan de (geaggregeerde) financiële gevolgen zullen zijn.
2. Redactionele opmerkingen
Conform het advies van de Afdeling is in artikel I, onderdeel C, na “artikel 6 van het Archiefbesluit” toegevoegd: 1995. De opmerking om in artikel I, onderdeel A, “Onderdeel b vervalt” te laten vervallen naar aanleiding van de opmerkingen van de Raad voor de Rechtspraak en de Nationale Politie, is niet overgenomen. Aanvankelijk was in de consultatieversie het schrappen van de definitie van digitaal afschrift in artikel 1, eerste lid, onderdeel a, van het Besluit elektronisch proces-verbaal, opgenomen. Naar aanleiding van de adviezen van de Raad voor rechtspraak en de Nationale Politie blijft artikel 1, onderdeel a, van het Besluit Elektronisch proces-verbaal gehandhaafd en daarop ziet de passage in de Nota van Toelichting, paragraaf 5, laatste tekstblok, waaraan de Afdeling refereert.
Ik moge U hierbij het gewijzigde ontwerpbesluit en de gewijzigde nota van toelichting doen toekomen en U verzoeken overeenkomstig dit ontwerp te besluiten.
De Minister van Veiligheid en Justitie
(1) Het ontwerpbesluit hangt samen met het wetsvoorstel digitale processtukken Strafvordering, dat ook voor advies aanhangig is bij de Afdeling advisering (W03.14.0142/II). "Vervangen" betekent hier - kort gezegd - het scannen van een proces-verbaal en het vernietigen van het papieren origineel.
(2) Kamerstukken II 2012/13, 29 279, nrs. 165 en 177.