Spelregels Veilig Mailen

Spelregels

1. Als een partij een stuk indient met een e-mailbericht en dus niet via het portaal voor digitaal procederen, neemt de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State dat stuk in behandeling als die partij: (1) gebruik heeft gemaakt van een voorziening voor veilig mailen en (2) zich ook heeft gehouden aan de vereisten hieronder. De Afdeling bestuursrechtspraak kan van die partij vereisen dat zij het stuk daarna ook op papier toestuurt.
2. Als de Afdeling bestuursrechtspraak het stuk niet in behandeling neemt omdat niet geheel is voldaan aan deze eisen, stelt het de indiener via een e-mailbericht daarvan op de hoogte.
3. Als een partij wil dat alleen de Afdeling bestuursrechtspraak kennisneemt van bepaalde stukken kan zij geen gebruikmaken van de voorziening voor veilig mailen.
4. Vaak is van belang op welk moment een stuk is ingediend. De Afdeling bestuursrechtspraak gaat voor dat moment uit van het tijdstip waarop het e-mailbericht is geregistreerd als ‘ontvangen’ in de voorziening voor veilig mailen van de Afdeling bestuursrechtspraak. De indiener van een stuk kan in de voorziening voor veilig mailen vragen om een ontvangstbevestiging.
5. De Afdeling bestuursrechtspraak stuurt zelf stukken op papier. Soms zal de Afdeling bestuursrechtspraak vanwege spoed een stuk met een e-mailbericht versturen. Als een partij zelf gebruik heeft gemaakt van de voorziening voor veilig mailen van de Afdeling bestuursrechtspraak, gaat de Afdeling bestuursrechtspraak ervan uit dat die partij ermee instemt dat de Afdeling bestuursrechtspraak berichten stuurt naar het e-mailadres dat die partij daarvoor heeft gebruikt.

Vereisten

Hieronder staan de vereisten waarnaar wordt verwezen in spelregel 1.

1. Het e-mailbericht gaat over één zaak.
2. Als het e-mailbericht gaat over een nieuwe zaak, staat in de onderwerpbalk alleen ‘nieuwe zaak’.
3. Als het e-mailbericht gaat over een lopende zaak, staat in de onderwerpbalk alleen het zaaknummer. Daar zijn twee uitzondering op. Die staan hieronder onder 5 en 6.
4. Het relevante stuk zit in de bijlage bij het e-mailbericht. Het e-mailbericht is dus alleen ‘de envelop’ van het ingediende stuk, zonder begeleidende tekst of uitleg.
5. Als een partij wil dat alleen een arts, een advocaat of een andere specifieke beroepsbeoefenaar kennisneemt van bepaalde stukken, staat in de onderwerpbalk het zaaknummer, gevolgd door een streepje en een verwijzing naar het artikel, dus zo: ‘- 8:32 Awb’.
6. Als een partij medische informatie indient, staat in de onderwerpbalk het zaaknummer, gevolgd door een streepje en de relevante onderwerpaanduiding, dus zo: ‘- medische informatie’.
7. De meegestuurde stukken zijn opgesteld als pdf-document. Elk stuk en elke bijlage is een eigen pdf-document en stukken en bijlagen zijn dus niet gebundeld tot één samengesteld pdf-document. Op verzoek kan de Afdeling bestuursrechtspraak een ander format dan pdf toestaan.
8. Een e-mailbericht samen met bijlagen is in totaal maximaal 25 MB. Als een stuk zelf al groter is dan 25 MB, moet het worden opgeknipt in verschillende documenten. In dat geval blijkt uit de naam van het document dat het gaat om delen van een groter geheel (bijvoorbeeld ‘1 van 2’ en ‘2 van 2’).
9. Voor de snelle verwerking is het noodzakelijk dat de bestanden die u bijvoegt voorzien zijn van een logische, beschrijvende naam met een volgnummer waar van toepassing.
10. Bij sommige stukken is een handtekening wettelijk vereist. De indiener kan een stuk op twee manieren voorzien van een handtekening: (1) een digitale handtekening in het document zetten of (2) een ‘natte’ handtekening op een print van het document zetten en die print vervolgens scannen.

Voor de zekerheid: als een partij wil dat alleen de Afdeling bestuursrechtspraak kennisneemt van bepaalde stukken (artikel 8:29 van de Awb), is het niet mogelijk om dat verzoek via een veilig-mailenvoorziening te doen.