Hoe werkt het in de praktijk?

Als u overweegt om mee te doen aan mediation, dan is het goed om te weten hoe de gang van zaken is. Hieronder is stapsgewijs de werkwijze beschreven.

Uitnodiging

U heeft een (hoger)beroepschrift ingediend bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State. Daar wordt gekeken of uw zaak wellicht geschikt is voor mediation. Als dat het geval is, krijgen alle partijen een uitnodigingsbrief om mee te doen aan mediation en ontvangen alle procespartijen een brochure. Dit kan anders zijn bij grote zaken met veel partijen, zoals die zich vooral in de Ruimtelijke-ordeningskamer kunnen voordoen. In deze grote zaken kan het voorkomen dat een aantal beroepen in één zaak geschikt is voor mediation en een aantal andere beroepen niet. In zo'n geval zal mediation slechts worden aangeboden voor die beroepen die wel voor mediation geschikt zijn. Alleen de partijen die bij deze geschillen betrokken zijn, ontvangen dan een uitnodigingsbrief en een brochure.

Wel of niet meedoen

Alleen als partijen die bij een bepaalde zaak betrokken zijn, instemmen met mediation, kan deze plaatsvinden. Als u niet aan een mediationtraject wilt deelnemen, moet u dat in antwoord op de uitnodigingsbrief zo spoedig mogelijk schriftelijk doorgeven aan de Raad van State. De normale procedure wordt dan voortgezet.

Als u wel gebruik wilt maken van de mogelijkheid tot mediation, moet u contact opnemen met de andere procespartijen die bij uw zaak betrokken zijn. Bij de uitnodigingsbrief is een lijst gevoegd met de namen van partijen die bij uw zaak zijn betrokken.

Wie wordt de mediator?

Als de betrokken partijen instemmen, kiezen zij gezamenlijk een mediator. Bij de uitnodigingsbrief wordt naast de brochure ook een lijst met geselecteerde mediators meegezonden. Van die lijst kunt u in onderling overleg een mediator kiezen en hem of haar benaderen. Op deze site kunt u een kort curriculum vitae van de geselecteerde mediators raadplegen. Deze c.v.'s staan in de rubriek mediators.

Als de door partijen uitgekozen mediator bereid is de mediation uit te voeren, zal hij een mediationovereenkomst naar de Raad van State sturen. Deze overeenkomst moet zijn ondertekend door de betrokken procespartijen.

De mediationovereenkomst moet binnen vier weken na de uitnodigingsbrief bij de Raad van State binnen zijn. Als de overeenkomst niet in deze periode is ontvangen, wordt de normale procedure bij de Afdeling bestuursrechtspraak voortgezet.

Verloop van het mediationtraject

Mediation is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. De mediator zal tijdens de eerste bijeenkomst duidelijk maken dat partijen zowel 'rechten' als 'plichten' hebben. Zo moet na het slagen van de mediation het beroep bij de Afdeling bestuursrechtspraak geheel of gedeeltelijk worden ingetrokken en moet het bevoegd gezag (bijvoorbeeld de gemeente of de provincie) binnen een bepaalde periode mogelijk een nieuw besluit nemen.

Vervolgens inventariseert de mediator welke zaken opgelost moeten worden en onderzoekt hij wat tot nu toe de belemmeringen waren om uit het probleem te komen.

Mediation moet niet te lang duren. De ervaring leert dat het aantal bijeenkomsten gemiddeld op één hand moet zijn te tellen. Immers, de wil moet er zijn om gezamenlijk tot een oplossing te komen en dat kan snel blijken. Daarbij is het goed te beseffen dat de normale procedure bij de Afdeling bestuursrechtspraak gedurende het mediationtraject doorgaans wordt stilgelegd.

Daarom geldt als voorwaarde dat de mediation binnen twaalf weken na ontvangst van de mediationovereenkomst moet zijn afgerond. Is er geen overeenstemming bereikt in deze periode, dan wordt de normale procedure bij de Afdeling bestuursrechtspraak voortgezet. Wordt er wel overeenstemming bereikt, dan wordt deze op schrift gesteld in een vaststellingsovereenkomst.

De rol van de advocaat of gemachtigde

Als u wordt bijgestaan door een advocaat of een gemachtigde, dan mag hij de bijeenkomsten bijwonen. Zijn aanwezigheid is niet verplicht. Het gaat er immers om dat u zelf met de andere partij onderhandelt onder begeleiding van de mediator. Maar de aanwezigheid van een advocaat of een gemachtigde kan voor u gewenst zijn als er advies nodig is over de haalbaarheid van de oplossing. Of als u denkt dat zijn aanwezigheid u kan steunen bij de gesprekken.

De uitkomst van een mediation

Er zijn drie mogelijke uitkomsten van het mediationtraject. Er is volledige overeenstemming, gedeeltelijke overeenstemming of geen overeenstemming.

Als er volledige overeenstemming is bereikt, wordt deze vastgelegd in een overeenkomst (vaststellingsovereenkomst). Het (hoger) beroep dat bij de Afdeling bestuursrechtspraak is ingesteld, moet dan worden ingetrokken.

Als er gedeeltelijke overeenstemming is bereikt, wordt deze ook vastgelegd in een overeenkomst (vaststellingsovereenkomst). De punten waarover geen overeenstemming is bereikt, worden verder behandeld in de (hoger)beroepsprocedure bij de Afdeling bestuursrechtspraak.

Ook als er helemaal geen overeenstemming is bereikt, zal de (hoger)beroepsprocedure bij de Afdeling bestuursrechtspraak worden voortgezet. Wat besproken is tijdens de bijeenkomsten blijft geheim en speelt dus geen rol in de (hoger)beroepsprocedure die wordt voortgezet.

Zijn er kosten verbonden aan mediation?

Deelname aan mediation is niet zonder kosten. Partijen zullen het honorarium van de mediator moeten betalen. Om een indicatie te krijgen welk bedrag een mediator vraagt voor zijn werkzaamheden, zijn op de eerdergenoemde lijst met geselecteerde mediators de uurtarieven van de mediators vermeld.

Als tegemoetkoming vergoedt de Raad van State een klein deel van de gemaakte kosten. De hoogte van dit bedrag is vermeld in de uitnodigingsbrief.

Nog één keer de belangrijkste uitgangspunten van mediation op een rij:

  • Deelname aan de mediation is vrijwillig, maar niet vrijblijvend.
  • Wanneer u kiest voor mediation betekent dit dat u zelf, met behulp van de mediator, aan de slag gaat om samen met de andere partijen tot een oplossing te komen.
  • Een oplossing waarvoor u zelf de bouwstenen aandraagt, is vaak beter aanvaardbaar. Alleen wanneer u bereid bent actief bij te dragen aan het zoeken naar een oplossing, heeft mediation kans van slagen.
  • Iedereen die aanwezig is bij de mediation verplicht zich tot geheimhouding (de mediator, de partijen en eventuele adviseurs, advocaten of gemachtigden).
  • De mediator kan ook besluiten om u en de andere partijen voor een afzonderlijk persoonlijk gesprek uit te nodigen.
  • Zodra u, de andere partijen of de mediator aangeeft te willen stoppen, wordt de zaak terug verwezen naar de Afdeling bestuursrechtspraak, die de beroepsprocedure weer voortzet.
  • Na afloop van de mediation wordt de bereikte oplossing vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst: de vaststellingsovereenkomst.